Mientras que , La Tormenta de Ideas, El Seminario, El Taller y El Teatro de Ventas, son maneras de comunicarnos con y entre el Equipo de forma colectiva, la Entrevista de “Mejora y Avance” es el medio de comunicación individual entre el Jefe del Equipo y otro miembro del mismo, que persigue analizar y evaluar de manera conjunta la situación -distancia mayor o menor- de aquella respecto a sus objetivos y las acciones más adecuadas para corregir desviaciones y acercarnos de la forma más eficaz a las metas propuestas.
Como Consultor en Formación de Vendedores refrendo el que, para que pueda existir una Entrevista de “Mejora y Avance, se precisa una situación de partida formada por 3 requisitos:
PRIMER REQUISITO:
Tener definido un objetivo a medio plazo lo que implica: cuantificación, datación y medios de parametrización para el seguimiento.
SEGUNDO REQUISITO:
Que cualquier miembro del Equipo asuma que no se trata de ser fiscalizado sino de ser ayudado a trabajar más eficientemente lo que redunda en su beneficio y en el del Equipo.
TERCER REQUISITO:
Que exista un Plan vertical de Crecimiento por niveles y un Plan horizontal de Aprendizaje para cada nivel.
Esto implica:
Que esté perfectamente definido y comprendido, el Plan de Carrera (por supuesto, que exista, claro) de la Compañía, que señala el crecimiento vertical por los distintos niveles.
Que esté bien estructurado y asumido el Plan de Formación e la Empresa para cada punto de la misma que marca la formación de cada nivel.
FACTORES A CONSIDERAR PARA LLEVAR A CABO LA ENTREVISTA
El Jefe de Equipo ( o persona delegada; ojo con esto) que vaya a llevar a cabo la Entrevista deberá tener en cuenta, para cada miembro del Equipo, de manera previa, el análisis de los siguientes factores:
ASPECTOS TÉCNICOS
*Plan de Carrera
-En qué punto de la misma se encuentra y qué tiempo ha invertido en llegar a él
*Nivel de Formación
-Teniendo en cuenta su punto de Carrera, cuál debería ser su nivel de competencia
ASPECTOS EMOCIONALES
*Grado de Integración personal en el Equipo
-Proximidad/ afinidad con…
-Nivel de conflicto/ distanciamiento con…
*Nivel de Motivación/ entusiasmo
-Con el trabajo en Equipo
-Con las reuniones, jornadas etc.
-Con los vínculos, con otro miembros
-Con el propio Trabajo/Profesión
-Con su aspecto comercial
-Con su aspecto técnico
-Con su aspecto relacional
-Con su aspecto emocional
-Con su propio Desarrollo
-Con el crecimiento vertical. Progresar a niveles profesionales más altos
-Con el crecimiento horizontal. Alcanzar niveles más altos de formación y conocimientos
ASPECTOS CUANTITATIVOS
*Objetivos:
-Que la persona evaluada tenga Objetivo principal y sub/objetivos y que los haya explicitado
-Conocer los El Objetivo principal (sueño) y los sub/objetivos de la otra persona
-De la segunda Entrevista en adelante, conocer el Plan de Acción anterior en vigor.
Por lo tanto conviene que repasemos algunos errores, recomendaciones y ventajas.
ERRORES TÍPICOS
RELACIONADOS CON LA IMPROVISACIÓN
Falta de planificación.
Carecer de un plan de trabajo.
No revisarse la historia antes de la reunión.
No dedicarle el tiempo preciso.
Dilatarlos excesivamente en el tiempo.
No darle la frecuencia adecuada para cada persona/ situación de Carrera.
RELACIONADOS CON LA SUBJETIVIDAD
Carecer de sistemas objetivos de evaluación. Plantillas bien estudiadas ayudan.
Basarse en impresiones, no en datos objetivos.
Fiscalizar. Sensación del Vendedor de estar rindiendo cuentas al evaluador.
Personalizar. “Tú lo estás haciendo mal”.
Efecto halo. Extender la sensación (buena o mala) de una actividad del evaluado a la evaluación de todas las dimensiones del trabajo.
Blandura. Tendencia a condescender para evitar tensiones.
Mezclar amistad/ animadversión y profesión.
Dejarse influir por la opinión de terceros.
Filtrar impresiones o conclusiones fuera del cauce establecido.
RELACIONADOS CON LOS ASPECTOS FORMALES
No darle la importancia que tiene.
Darle carácter de hacer por hacer.
Hacerlo en un lugar poco adecuado.
Dar la sensación de que no se tiene una línea de continuidad.
Variar con frecuencia al evaluador o los criterios.
RECOMENDACIONES
El sentido Común y la Lógica suelen ser buenas aliados de la buena gestión empresarial. Por lo tanto las recomendaciones para llevar a cabo este tipo de Entrevista profesional en los Equipos, se apoyan en el orden que Lógica y Sentido Común definen a través de 4 etapas:
PRIMERA ETAPA
Recibir cordialmente a ese miembro de nuestro Equipo.
Evitar rigideces.
No adoptar la actitud de un Juez.
No dar la impresión de tener prisa.
Estimular un ambiente propicio al diálogo.
Invitarlo a que hable sobre sí mismo, su trabajo, sus problemas, sus logros y resultados.
Escuchar sin interrumpir y demostrando interés.
Repetir con cierta frecuencia y resumir lo comentado por él.
Cuidar de no hablar más que él.
Recordar /reafirmar cuál es su Objetivo.
Conducirle con tacto hacia los factores de evaluación precisos para conseguir aquellos objetivos.
SEGUNDA ETAPA
Revisar el Plan de Acción precedente y los factores generales del mismo. Como mínimo:
-Desempeño: cómo se está realizando la actividad.
-Rendimiento: cuál es el volumen de actividad realizado.
-Aportación: nivel de colaboración y colaboración con el Equipo.
-Calidad: medida de la excelencia del servicio prestado a los clientes.
-Logros: objetivos de mejora cubiertos.
-Resultados globales. Cifras conseguidas en cada parte esencial del proceso de Venta.
Analizar objetivamente los Resultados en detalle que la persona ha conseguido y sus causas.
Procurar apoyarse en documentos estandarizados comunes a todo el Equipo.
Recompensarlo/ felicitarlo inmediata y específicamente.
Resaltar como ello -su propio avance- contribuye a que tanto él como el Equipo avance.
Premiar el esfuerzo y la mejora, no sólo los mejores resultados.
TERCERA ETAPA
Reseñar los resultados no conseguidos.
Analizar el acto/ procedimiento/planteamiento fallido, no la persona.
No adoptar posiciones de superioridad.
No dejarse llevar al terreno de la discusión.
No adoptar la posición de contrario.
Centrarse en las dificultades que encuentra para conseguir los objetivos.
Tratar sobre sus capacidades personales que no emplea o potencia.
Ser amable, firme y sincero, sin transigir sobre lo básico de este negocio.
No hacer promesas difíciles de cumplir.
No hacer concesiones que no se harían a los demás.
Señalar como su no progreso en algún caso, penaliza -además de su propio avance- el avance del Equipo.
CUARTA ETAPA
Proponer el Plan de Acción para el siguiente periodo detallando los puntos clave:
-Recordar el Objetivo que tenía previsto.
-Vigencia/ reafirmación/revisión de su propio Objetivo y sub/objetivos generales.
-Resultados a conseguir con su trabajo. En cada etapa esencial del Proceso de Venta
-Mejoras de Formación, de acuerdo a sus Resultados, Plan de Carrera y Nivel de Formación exigible.
-Logros de cambio de actitud, si fuera preciso.
Asegurarse de que lo comprende y acepta.
Agradecerle en nuestro nombre y en el del Equipo, su colaboración.
CONCLUSIÓN:
Como buena herramienta de Gestión de Equipos de Venta, implantar un procedimiento de Mejora y Avance a través de una Entrevista directa profesional, obtiene numerosas ventajas para sus Equipos y para sus miembros. Entre ellas:
Mejorar los resultados individuales y de todo el Equipo
01.-Involucrar a las personas con los objetivos/resultados
02.-Consolidar la idea de pertenencia a un Equipo/ Proyecto Común al que se debe contribuir
03.-Motivar a los miembros del Equipo para que consigan mejorar
04.-Informarlos/ orientarlos de cómo lo están haciendo
05.-Reconocerles el trabajo bien hecho y los progresos
06.-Contribuir a la satisfacción en el trabajo
07.-Fomentar la comunicación y la cooperación
08.-Facilitar la comunicación entre el Distribuidor y los miembros de su Equipo
09.-Reforzar la sensación de equidad por reconocimiento del esfuerzo personal
10.-Actuar de acuerdo a la idea de Equipo que se apoya, aprende y mejora continuamente
Alfonso Ruano
Alfonso Ruano Consultor Formación Vendedores 