Los Jefes del Equipo de Venta participan o convocan una importante cantidad y variedad de formas de contacto con el grupo. Reuniones colectivas que ocupan mucho tiempo, siempre tienen un coste directo o de oportunidad y generan expectativas a veces no satisfechas.
En ese sentido, como Consultor en Formación de Vendedores observo a diario las ventajas que aporta contar y conocer algunas técnicas relacionadas con distintas formas de obtener rendimientos a esos contactos entre los distintos miembros/niveles miembros del Equipo Comercial, que permitan obtener sinergia autentica. Por lo tanto ser más eficaces y eficientes .
Entre todas las formas que elijamos para trabajar en equipo, existen 5 clásicas que bien entendidas y aplicadas producen resultados muy positivos.
1.-tormenta de ideas
2.-seminarios
3.-talleres
4.-teatro de ventas
5.-acompañamientos
En post anteriores hemos tratado ya los dos últimos (comunicación individual Jefe/Vendedor).
Abordamos ahora las 3 primeras /( comunicación colectiva Equipo-Equipo/Jefe).
TORMENTA DE IDEAS
Adecuada cuando se persigue tratar un tema nuevo o un tema antiguo desde nuevos prismas aprovechando toda la creatividad del grupo.
Las ideas de unos estimulan las de otros. El principio en que se basa es que la aportación de cada individuo, con independencia de la calidad de la misma, estimula por afinidad o rechazo la aportación de otros. Así surgen numerosas ideas que si se hubieran solicitados sin esta “explosión participativa” jamás se habrían ocurrido ni atrevido a proponer.
Naturalmente que únicamente un grupo pequeño será factible, pero las personas seleccionadas, para las nuevas perspectivas abren un camino nuevo a explorar.
Muy acertado para generar líneas de trabajo novedosas que pueden ser completadas posteriormente con Seminarios que aporten mayores conocimientos sobre ellas y / o con Talleres que den forma a las mismas.
OBSERVACIONES
-Precisa un ponente con conocimiento, dinamismo y autoridad para estimular la participación y mantener el orden.
-Conveniente un coordinador que organice intervenciones. Puede ser quien anote (ambos podrían ser la misma persona, si el grupo no es numeroso).
-Exige fijar la pauta de absoluto respeto por las opiniones de los demás.
-Muy conveniente conseguir la participación de todos los miembros del grupo, evitando que líderes monopolicen. Por lo tanto en algún momento habrá que posponer la intervención reiterada de los “excesivos” y dar entrada a los “tímidos”.
-Anotadas las ideas a la vista de todos hay que abrir un turno de votaciones.
*Primera votación: Asignar entre todas ellas, 10, 8, 5, 3 y 1 punto a las 5 preferidas
*Segunda votación: Asignar 5, 3 y 1 punto entre las restantes
*Tercera votación (si procede): Asignar 3 y 1 punto a las que queden
-Al final el propio grupo habrá seleccionado las, en principio, 3/ 5 ideas más importantes y eficaces.
CONVIENE TENER EN CUENTA
-Dimensión. Más de 12/15 personas no es conveniente. Menos de 4/ 5 tampoco.
-Si las ideas propuestas son tan novedosas que el grupo no tenga los conocimientos mínimos imprescindibles para empezar a trabajar sobre ellas, en este caso, será necesario convocar un Seminario para aportar esos conocimientos de base.
-Si las ideas tienen el soporte de conocimientos que ya posee el grupo, habrá que desarrollarlas en Taller.
SEMINARIO
Adecuado cuando lo que se pretende es informar al Equipo determinados conocimientos cuyos resultados están suficientemente probados. Por lo tanto el tema y su bondad, con carácter general, no es cuestionado ni cuestionable. Se trata de un primer paso. Pero el Seminario sólo, sin más apoyos, no Forma ni mucho menos Transforma.
OBSERVACIONES
-Precisa un ponente experto al menos en los aspectos teóricos de la materia. Alguien cuyos conocimientos son reconocidos por los asistentes.
-Exige efectuar por parte del mismo, durante su intervención, algún feed back periódico para asegurar el entendimiento correcto y mantener la atención del grupo.
-Las palabras se las lleva el viento. Por lo tanto es conveniente que, por bloques y al terminar cada uno, se vaya haciendo un resumen ordenado de las ideas principales del mismo.
-Es conveniente que justo antes de finalizar, si la logística lo permite, se haga un turno de preguntas para resolución de posibles dudas con el fin de eliminarlas.
-Para concluir la ponencia interesa resumir la misma con las 5 ó 6 ideas centrales y más importantes que deseamos queden prendidas en el auditorio.
CONVIENE TENER EN CUENTA
-Dimensión. El número de asistentes puede ser muy amplio.
-Que los asistentes habrán descompuesto el mensaje o mensajes centrales en mensajes parciales según sus conocimientos, creencias y experiencias.
Por lo tanto, tras la ponencia, si se hiciera que los asistentes llevaran a cabo un resumen escrito sobre las ideas más importantes que destacarían y el grado de utilidad y aplicación de las mismas para sus casos concretos, encontraremos casi tantos grupos de respuestas como asistentes (y algunas descorazonadoras).
-Un Seminario sin acciones posteriores es prácticamente tiempo perdido, a excepción del instante motivacional que haya podido producir. Pero esa llama si no se alimenta se apaga pronto.
-Si el contenido del Seminario son conocimientos que se pretende que el grupo incorpore a su práctica, deberá consolidarse y entrenarse con posterioridad, bien en aula (1), bien en calle (2).
(1) ENTRENAMIENTO EN AULA
a) En Talleres.
b) Mediante Role Play
(2) ENTRENAMIENTO EN CALLE
- c) Mediante Acompañamientos
TALLER
Adecuado cuando se desea formar al Equipo incrementando la participación del mismo sobre un tema cuya práctica se pretende que incorporen a su actividad profesional.
Persigue que los miembros del mismo hagan suya desde el principio la nueva propuesta y conclusiones y por lo tanto se genere un cierto nivel de compromiso con esas nuevas ideas, métodos, actitudes o técnicas.
Mientras que el Seminario es Informativo, el Taller es Formativo. Un Taller Forma, pero sin entrenamiento no Transforma.
OBSERVACIONES
-Precisa un conductor de todos los grupos que vayan a trabajar en Taller, experto en el tema- teórica y prácticamente- que lo haya preparado exhaustivamente para reconducir las participaciones y conclusiones del grupo hacia el objetivo que persigue.
-Exige un coordinador que vaya dando entrada a los distintos participantes y guarde el orden y que anote las propuestas del grupo,(Podría ser la misma persona o distintas).
-Necesita que el grupo conozca con anterioridad el o los temas asignados para que puedan prepararlo con antelación. En caso contrario deberá darse un tiempo adecuado previo para que el grupo estudie el tema.
-Precisa formar subgrupos de trabajo donde se generen las ideas y se plasmen.
CONVIENE TENER EN CUENTA
-Dimensión. Los subgrupos no deben ser inferiores a 3 personas ni superiores a 7. Grupos más amplios hacen que varias personas desconecten y / o aparición de minigrupos, con líderes informales y en lugar de conclusiones se generan discusiones.
-Que a veces se suele dar poco tiempo para el estudio previo. Es un error. Las conclusiones del grupo serán entonces poco sólidas.
-En los subgrupos, si no hacemos nada para evitarlo, prevalecerá la opinión de los más potentes, no de las mejores ideas.
-Suele pasar que al inicio el subgrupo no sabe cómo estructurar ni la participación, ni el orden de trabajo . Se preguntan ¿cómo hacemos?. Pierden mucho tiempo en ellos y se desorientan. Conviene darles un protocolo de actuación.
-Si son muchos subgrupos trabajando en el mismo tema, cuando surja el turno de exponer conclusiones se diluye la información, están más pendientes en si coinciden con lo suyo o no y de cómo lo harán ellos en lugar de escuchar. No más de 3 grupos para un mismo tema. El resto es redundante.
-Es necesario que al finalizar se resalten las conclusiones más importantes traducidas en acciones concretas. Es Imposible que se aprenda, comprenda y aplique correctamente a la primera.
-Las Conclusiones y acciones derivadas deben ser anotadas por el encargado* del Seguimiento en su Equipo.
*Exige que este encargado del seguimiento de ese Taller lo haga al menos durante los 3 meses siguientes y solicite, como mínimo:
-Dimensión de aplicación:
(número de Vendedores del Equipo que sí lo están llevando a cabo sobre el número total de Vendedores %)
-Grado de aplicación:
(número de veces que los Vendedores que lo aplican lo hacen sobre el total de actuaciones %)
-Éxitos sobre aplicaciones%
-Resultados absolutos
-Convendrá, en numerosas ocasiones, reforzarlo mediante entrenamiento en aula (Teatro de Ventas) o en calle (Acompañamiento). El Taller Forma, el Entrenamiento Transforma.
CONCLUSIÓN
Como resumen de los tres últimos post, indicar que el objetivo final del entrenamiento de los Equipos de Venta es la transformación de su forma de trabajo mediante la creación y potenciación de determinadas habilidades y destrezas.
En ese sentido recordar que los las tormenta de ideas generan nuevas pautas, los seminarios informan y talleres forman, pero que únicamente los acompañamientos y role play transforman.
ALFONSO RUANO
www.alfonsoruano.wordpress.com
